Privacybeleid

Verwerking van persoonsgegevens

Stad Bilzen en Gemeente Hoeselt verwerken voor de uitvoering van het fusieparticipatietraject (digitale infosessies, de nieuwe stadsnaam, …) persoonsgegevens van de betrokkenen. Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan je geïdentificeerd kan worden, rechtstreeks of onrechtstreeks. Het kan gaan om algemene persoonsgegevens, zoals naam, adres, contactgegevens, rijksregisternummer en dergelijke. Het beheer en de beveiliging van persoonsgegevens wordt bepaald door Europese regelgeving. In die Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat hoe we de bescherming van persoonsgegevens waarborgen.

Reikwijdte en aanvaarding van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die Stad Bilzen en Gemeente Hoeselt over jou en andere betrokken verzamelen. Door je te registreren in het kader van het participatietraject, door gebruik te maken van de fusiewebsite of door ons jouw persoonsgegevens mee te delen, ga je akkoord met de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring wordt beschreven. Als je niet akkoord gaat met deze privacyverklaring, gelieve dan geen gebruik te maken van de website, je niet te registreren en ons geen persoonsgegevens mee te delen.

Stad Bilzen en Gemeente Hoeselt behouden zich het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Bij wijzigingen met betrekking tot (het beheer van) jouw persoonlijke data, word je hierover geïnformeerd en kan je ervoor kiezen niet langer gebruik te maken van de website.

Welke informatie verzamelen we?

We maken een onderscheid tussen verschillende types data die we verzamelen: informatie die jij aan ons bezorgt en informatie die we verzamelen omdat je gebruik maakt van de fusiewebsite.

Informatie die jij aan ons bezorgt

Om een vraag te stellen, je in te schrijven voor een digitale infosessie, een naamsuggestie in te dienen of een stem uit te brengen vul je een van de webformulieren in. Op dat moment bezorg je ons informatie zoals je voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze informatie kan uitgebreider zijn in functie van het formulier.

Ook via een fysiek inschrijfformulier of op offline evenementen georganiseerd in functie van het participatietraject, kan je persoonsgegevens achterlaten. Deze gegevens kunnen digitaal geregistreerd worden.

Informatie via het gebruik van de website en cookie policy

Wanneer je gebruikt maakt van de fusiewebsite registreren onze servers automatisch data die jouw webbrowser ons toestuurt wanneer je een website bezoekt. Deze informatie bevat bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, je browsertype en gebruikte zoektermen.

Zoals bijna alle websites maken we daarnaast gebruik van cookies en gelijkaardige technologie om onze website en onze diensten te verbeteren. We maken zowel gebruik van ‘session cookies’ die verwijderd worden zodra je onze website verlaat als ‘persistent cookies’ die niet vanzelf verwijderd worden. Je kan deze via de instellingen van je browser zelf verwijderen.

We maken gebruik van functionele cookies om de goede werking van het platform te garanderen.

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Stad Bilzen en Gemeente Hoeselt treden op als verwerkingsverantwoordelijke. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welke doeleinden. Binnen onze lokale besturen krijgen uiteraard enkel die diensten en medewerkers toegang tot je persoonsgegevens voor zover zij die nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Hoe verwerken we jouw informatie?

We verwerken jouw gegevens overeenkomstig de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de bepalingen van de Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De gegevens die we verzamelen dienen enkel om:

  • je op de hoogte te houden van het participatietraject (contact bij vragen of inschrijvingen via de fusiewebsite);
  • je bijdrage anoniem te verwerken voor het vervolg van het participatietraject, voor het opstellen van een trajectoverzicht of om geaggregeerde analyses uit te voeren;
  • ondersteunende acties die nodig zijn om de werking van het platform te garanderen

Individuele gegevens en antwoorden worden anoniem verwerkt en onder geen beding doorgegeven aan derden.

De gegevens worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van Stad Bilzen en Gemeente Hoeselt.

Persoonsgegevens van kinderen

We vragen of verzamelen geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 12 jaar. Als we ontdekken dat we onbewust persoonsgegevens hebben verzameld van een kind jonger dan 12 jaar, dan zullen we de persoonsgegevens van dat kind zo snel als redelijkerwijs mogelijk verwijderen uit onze bestanden.

Indien kinderen of jongeren jonger dan 12 jaar willen deelnemen aan het participatietraject, dan kan dat via een registratie van een persoon die het recht heeft om het ouderlijk gezag uit te oefenen over het betrokken kind of jongere onder de leeftijd van 12 jaar.

Jouw rechten

Volgens de wetgeving (AVG) heb je als betrokkene een aantal rechten ten opzichte van het bestuur.

  1. Je hebt recht op inzage van de gegevens die bij de stad/gemeente bekend zijn. Je kan daarvoor een inzageverzoek indienen.
  2. Je hebt recht op informatie over de wijze waarop jouw gegevens worden verwerkt.
  3. Je hebt recht op correctie, aanvulling of afscherming van jouw gegevens.
  4. Je hebt het recht de Stad Bilzen of Gemeente Hoeselt te verzoeken jouw gegevens te verwijderen indien er geen legitieme reden is om de gegevens langer te verwerken:
    • als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
    • als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
    • als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
    • als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
    • als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.
  5. Je mag bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Je kan jouw rechten uitvoeren door een e-mail te sturen naar: dpo@bilzen.be

Bewaartermijnen

Stad Bilzen en Gemeente Hoeselt bewaren je persoonsgegevens gedurende een periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de door hun aangeboden en gefaciliteerde diensten of producten. De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden of indien we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Vragen of opmerkingen

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring of de manier waarop we persoonsgegevens verzamelen, neem dan met ons contact op via een e-mail naar dpo@bilzen.be